解決績效問題除了需要使用恰當的領導型態去幫助員工外，領導者或者說是管理人員還要具備高效的溝通技巧以及績效管理能力。第一次與員工進行業績問題的談話，肯定不會如想象的那么順利或有效。然而，只要管理人員能夠以真誠的態度與員工談話，那么就能減輕因溝通能力略有不足而帶來的負面影響，并且為構建與員工之間的相互信賴的高效伙伴關系而奠定基礎。

    因此，“全面了解情況、真誠有效交流、盡量達成共識和建立伙伴關系”就是管理人員解決員工業績下滑的四個步驟。

    全面了解情況

    解決員工業績下滑問題的第一步是全面了解情況，做好充分的準備。管理人員要挑出該員工的一個具體行為或業績表現，然后把關注點集中在這一個行為或一件工作任務的表現上，不要試圖一次解決所有的問題。

    接著，管理人員需要搜集足夠多的事實來證明管理人員對該員工表現的判斷。如果是業績問題，那么就要將業績量化。如果是行為問題，那么就要專注于管理人員真正觀察到的。

    然后，寫下所有管理人員或組織因為該員工的錯失而發生的額外付出或支出。要誠實，不要騙員工。承擔是解決問題最重要的部分。問自己一些問題，確認自己在該情境中的角色。

    員工清楚自己的業績目標嗎？

    管理人員曾經與該員工談過他或她的業績表現或舉止行為嗎？

    員工知道怎樣的工作才算得上是優秀表現嗎？

    有什么因素影響到員工的業績表現？

    真誠有效交流

    當管理人員全面了解情況，完成所有準備工作后，就可以約員工進行真誠而有效交流溝通。方式可選擇一起討論。在開始討論前，有一項非常重要的工作要做，那就是先設定會議目標和基本規則。這將保證雙方不會產生曲解或誤會。要知道，當員工的工作意愿下滑，或業績表現水平或行為發生嚴重錯失時，他們經常會變得非常敏感，一旦受到攻擊，就會馬上進入一種防御狀態，不斷管理人員與爭辯問題。

    為去除這種情感上的敵對狀態，管理人員應該用話來開啟雙方的討論。在開始之前，先設定一個談話的基本規則，這樣雙方都可以充分談出自己對該問題的看法。只有對問題以及造成問題的原因達成共識，才能制定一個解決問題的改進目標和行動計劃。

    首先，先說自己對這個問題的看法，以及認為造成該問題的原因。使用談話的基本規則，應該首先了解對方對特定表現問題的看法。確保雙方說的話都能被對方所理解，這點很重要，它減少了敵對情緒，并使問題朝著積極的解決方向發展。

    盡量達成共識

    在基本談話規則下，下一步就是確認雙方在問題以及造成問題的原因方面是否達成共識。管理人員的工作就是盡量達成更多的共識，以使問題向積極解決的方向發展。在大多數沖突情境下，雙方不太可能對所有問題都達成共識。

這時，管理人員就需要去觀察是否有足夠的共識，使雙方可以順利地解決問題。如果沒有，那么就要重新診斷哪些是障礙，重新確立管理人員在該問題中的位置，從而讓雙方對該問題的理解達成共識。
    記住，如果管理人員或組織是造成問題的原因所在，那么，管理人員需要糾正一些過去的錯誤。所有因為管理人員的原因而造成的問題或使問題更惡化的，管理人員必須承認并盡快解決。有時，造成問題的原因是組織層面的，而管理人員又無法控制，那么，管理人員要承認事實，這樣才能將負面的情緒驅散掉，并使員工重拾工作意愿。

    建立伙伴關系

    管理人員在第三步與員工盡量達成的共識將幫助在第四步——建立伙伴關系中確立應使用哪種恰當的領導型態。

    如果員工愿意和管理人員一起解決問題，那么管理人員可以和他進行下一輪“建立伙伴關系”的談話，雙方都可以參與決定應該使用怎樣的領導型態，管理人員應該給予該員工多少指導和多少支持。然后，管理人員和員工應該設定目標，定出一個行動計劃，并確定改進過程中的談話會議頻率。

    如果員工不愿意進一步改善，那么管理人員就需要采取一種指令式的領導型態。制定明確的業績目標，訂出一份詳細的時間表；向員工描述具體的業績目標要求，并告訴他，管理人員將怎樣追蹤他的表現；最后還要告訴他如果業績表現再不提升，將會有怎樣的后果。要知道，這是解決業績問題的最后一招，但不能解決工作意愿問題。